Warum weder Apple Notizen noch Bear mein Evernote ersetzen können
Manchmal ist die beste App nicht die schönste, die modernste oder die günstigste. Sondern schlicht diejenige, die sich über Jahre perfekt in den eigenen Alltag integriert hat.
Ich gebe es zu: Ich habe eine Schwäche für gute Apps. Besonders dann, wenn sie durch ein durchdachtes Design, eine aufgeräumte Benutzeroberfläche und eine angenehme Bedienung überzeugen. Und wenn es um Notizen geht, gibt es unter iOS und macOS zwei ausgesprochen interessante Kandidaten: Apple Notizen und Bear.
Beide habe ich mir genauer angesehen. Beide haben ihre Stärken. Und beide könnten mir theoretisch sogar Geld sparen.
Trotzdem bleibe ich bei Evernote.
Warum? Weil ich irgendwann verstanden habe, dass es einen gewaltigen Unterschied zwischen einer guten Notiz-App und einem funktionierenden persönlichen Informationssystem gibt.
Evernote begleitet mich seit 2010
Seit 2010 gehört Evernote zu meiner digitalen Grundausstattung. In dieser Zeit habe ich unzählige Anwendungen ausprobiert, manche wieder gelöscht, andere begeistert eingesetzt und gelegentlich sogar mein komplettes Produktivitätssystem infrage gestellt.
Evernote hat das alles überlebt.
Natürlich ist die Anwendung längst nicht mehr das schlanke Programm, das sie einmal war. Das Design hat sich verändert, Funktionen sind hinzugekommen und die Preisgestaltung dürfte bei so manchem langjährigen Nutzer für Kopfschütteln sorgen.
Auch ich habe mich gefragt, ob es inzwischen nicht eine vernünftige Alternative gibt.
Apple Notizen kostet mich als Apple-Nutzer praktisch nichts zusätzlich. Bear bietet eine ausgesprochen elegante Oberfläche und ein Schreibgefühl, das Evernote durchaus alt aussehen lässt.
Die entscheidende Frage lautet allerdings nicht, welches Programm schöner ist.
Sondern: Welches Programm erledigt meine Arbeit, ohne dass ich dafür meine Gewohnheiten ändern muss?
Mein Workflow entscheidet
Ich sammle Informationen. Viele Informationen.
Interessante Artikel aus dem Internet, technische Dokumentationen, Rechnungen, PDF-Dateien, persönliche Unterlagen, Ideen für meinen Blog und alles andere, was ich irgendwann noch einmal benötigen könnte.
Dabei habe ich mir über die Jahre einen ganz bestimmten Arbeitsablauf angewöhnt.
Ein gutes Beispiel ist mein Umgang mit Dokumenten. Ich nutze Scanner Pro, um Unterlagen zu digitalisieren. Anschließend entscheide ich selbst, welche Dokumente ich in Evernote ablege.
Ich möchte nämlich keineswegs jeden gescannten Kassenzettel automatisch in meinem digitalen Archiv haben.
Ähnlich sieht es bei Informationen aus dem Internet aus. Ein interessanter Artikel soll möglichst vollständig und ordentlich in meiner Sammlung landen. Nicht bloß als Link, den ich vielleicht irgendwann wieder aufrufe.
Dabei möchte ich weder ständig zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln noch jedes Mal überlegen müssen, wie ich Informationen am sinnvollsten ablege.
Ich will einen eingespielten Ablauf, auf den ich mich verlassen kann.
Und genau hier beginnen meine Probleme mit den Alternativen.
Apple Notizen: Erstaunlich gut, aber nicht gut genug
Apple hat seine Notizen-App im Laufe der Jahre erheblich verbessert. Was früher eine einfache Sammlung digitaler Notizzettel war, ist inzwischen eine leistungsfähige Anwendung geworden.
Ordner, intelligente Ordner, Schlagwörter, Dokumentenscans, Anhänge und die hervorragende Integration in das Apple-Ökosystem machen die Anwendung attraktiv.
Insbesondere die Synchronisierung zwischen iPhone, iPad und Mac funktioniert angenehm unkompliziert.
Und trotzdem werde ich mit Apple Notizen nicht richtig warm.
Das liegt weniger an einzelnen fehlenden Funktionen als vielmehr an der Art, wie ich mit Informationen umgehe.
Ich möchte Dokumente, Artikel und persönliche Notizen innerhalb eines Systems verwalten, das sich wie ein digitales Archiv anfühlt.
Apple Notizen ist für mich dagegen in erster Linie ein hervorragender Ort, um schnell etwas festzuhalten.
Natürlich lassen sich auch dort umfangreiche Sammlungen organisieren. Aber sobald ich meine gewohnten Arbeitsabläufe übertragen möchte, muss ich Kompromisse eingehen.
Das betrifft insbesondere meinen Umgang mit umfangreicheren Webinhalten und die Ablage unterschiedlichster Dokumente.
Apple Notizen könnte zahlreiche Aufgaben übernehmen. Aber warum sollte ich meine funktionierende Arbeitsweise aufgeben, nur um anschließend eine andere Anwendung für dieselben Aufgaben zu verwenden?
Bear: Eine wunderschöne App mit dem falschen Konzept für mich
Bei Bear fällt mir die Entscheidung tatsächlich schwerer.
Die Anwendung gehört für mich zu den schönsten Notizprogrammen im Apple-Universum. Ihre Benutzeroberfläche ist hervorragend gestaltet, die Bedienung angenehm und das Schreiben macht richtig Spaß.
Gerade für jemanden, der regelmäßig Blogartikel verfasst, ist das durchaus verlockend.
Die Markdown-Unterstützung, die unterschiedlichen Darstellungsmöglichkeiten und das konsequent reduzierte Design sind echte Argumente für Bear.
Aber Bear verfolgt einen anderen Ansatz als Evernote.
Statt klassischer Notizbücher setzt Bear auf Schlagwörter und verschachtelte Tags. Das ist keineswegs schlechter. Für viele Anwender dürfte es sogar das flexiblere System sein.
Ich hingegen arbeite seit Jahren mit meiner gewohnten Struktur.
Natürlich könnte ich meine Organisation vollständig auf Tags umstellen. Aber ich möchte mich nicht erst an eine neue Arbeitsweise gewöhnen, nur weil eine Anwendung besonders hübsch aussieht.
Hinzu kommt die Frage nach dem Sammeln von Informationen.
Bear bietet Möglichkeiten, Inhalte aus dem Internet zu übernehmen. Aber ein Web Clipper allein macht aus einem Schreibprogramm noch kein vollwertiges digitales Archiv.
Genau das ist allerdings mein Anspruch.
Bear würde mir vermutlich beim Verfassen einzelner Texte hervorragend gefallen. Als vollständiger Ersatz für Evernote überzeugt es mich dagegen nicht.
Und für meine eigentlichen Schreibarbeiten habe ich ohnehin bereits Anwendungen, mit denen ich zufrieden bin.
Das unterschätzte Argument: Gewohnheit
Wir Technikbegeisterten neigen dazu, ständig nach besseren Lösungen zu suchen.
Eine neue Anwendung erscheint, bekommt ausgezeichnete Bewertungen und bietet vielleicht sogar Funktionen, die unser bisheriges Lieblingsprogramm vermissen lässt.
Schon beginnt das große Experimentieren.
Daten exportieren, importieren, Ordner anlegen, Schlagwörter definieren, Einstellungen verändern und anschließend herausfinden, weshalb bestimmte Dinge plötzlich nicht mehr so funktionieren wie gewohnt.
Das kann Spaß machen. Schließlich probiere ich selbst ausgesprochen gerne neue Software aus.
Aber irgendwann muss man sich fragen, ob die neue Anwendung tatsächlich einen Mehrwert bietet.
Mein Evernote-Workflow ist über viele Jahre gewachsen. Ich weiß, wo meine Informationen liegen, wie ich neue Dokumente ablege und wie ich ältere Inhalte wiederfinde.
Dieser eingespielte Arbeitsablauf besitzt einen Wert, den man nicht einfach anhand einer Funktionsliste beurteilen kann.
Eine vermeintlich bessere Anwendung ist für mich keine Verbesserung, wenn ich dadurch täglich zusätzliche Arbeit habe.
Warum ich Evernote trotzdem kritisch sehe
Dass ich Evernote weiterhin nutze, bedeutet keineswegs, dass ich mit jeder Entscheidung des Unternehmens einverstanden bin.
Insbesondere die Kosten spielen mittlerweile eine nicht unerhebliche Rolle. Schließlich gibt es ausgezeichnete Alternativen, die wesentlich günstiger oder sogar kostenlos sind.
Auch bei der Weiterentwicklung gilt für mich: Mehr Funktionen bedeuten nicht zwangsläufig ein besseres Programm.
Ich benötige kein digitales Schweizer Taschenmesser, dessen Möglichkeiten ich nur zu einem Bruchteil ausschöpfe.
Ich benötige eine zuverlässige Anwendung, die meine Informationen aufnimmt, organisiert und bei Bedarf wiederfindet.
Solange Evernote diese Aufgabe innerhalb meines gewohnten Arbeitsablaufs erfüllt, habe ich keinen überzeugenden Grund für einen Wechsel.
Das bedeutet allerdings nicht, dass Evernote seinen Platz auf meinem Mac für immer sicher hat.
Sollte irgendwann eine Alternative erscheinen, die meinen gesamten Workflow ohne größere Kompromisse übernehmen kann, werde ich sie mir selbstverständlich ansehen.
Mein Fazit: Der beste Workflow ist der, der funktioniert
Es wäre ausgesprochen einfach, Apple Notizen aufgrund seiner hervorragenden Systemintegration zu empfehlen. Ebenso könnte ich Bear wegen seiner wunderschönen Benutzeroberfläche zur besten Notiz-App erklären.
Aber das würde an meiner persönlichen Realität vorbeigehen.
Ich suche keinen Ersatz für einzelne Funktionen. Ich suche gegebenenfalls einen Ersatz für ein vollständiges System, das ich seit mehr als 15 Jahren nutze.
Und das ist ein gewaltiger Unterschied.
Apple Notizen eignet sich hervorragend zum schnellen Festhalten von Gedanken. Bear ist ein wunderbares Werkzeug für alle, die gerne schreiben und eine elegante, tagbasierte Organisation bevorzugen.
Evernote bleibt für mich hingegen mein digitales Archiv. Der zentrale Ort, an dem Informationen, Dokumente und Notizen zusammenlaufen.
Und solange mich eine andere Anwendung dazu zwingt, meinen eingespielten Workflow grundlegend zu verändern, ist sie für mich keine wirkliche Alternative.
Meine wichtigste Erkenntnis aus diesem erneuten App-Vergleich: Man muss nicht jede gute Anwendung benutzen. Manchmal ist es wesentlich produktiver, bei der Anwendung zu bleiben, die man bereits beherrscht.
Denn am Ende möchte ich mit meinen Apps arbeiten. Nicht ständig daran arbeiten, meine Apps zu wechseln.